英語のオンライン会議｜必要なフレーズと会議の流れを実体験から紹介

英語でのWeb会議がイマイチうまく進められない。

僕は海外営業歴20年になりますが悩んでいます。それもそのはず僕の知っている限りでは英語でのオンライン会議が主流になったのはコロナ以降のここ数年の話しです。

だからきっと誰もが同じように悩んでいるのだと思います。

・英語でのオンライン会議はどのように進めるの？
・スムーズな進行に必要なフレーズは？
・よく使う英語のフレーズは？

本記事では僕自身も改めて知りたかったWeb会議の進め方、本当に見聞きする英語のフレーズ、役に立った学習方法をまとめたものを紹介していきます。

ぜひ参考にしていってください。

>>大人が英語を学ぶ必要性とその実態｜メリットや求められる英語レベルの解説

Web会議の流れ

コロナ禍以降、すっかりと定着した海外取引先とのWeb会議。さまざまなシチュエーシで行われています。

たとえば僕の場合でいえば、定例ミーティング、新規顧客開拓のためのプレゼン、クレーム対応、サプライヤーミーティング等々があげられます。

Web会議の目的やシチュエーションはそれぞれですが、オンライン会議の基本的な流れというものに大きな違いはなく、場面ごとに決まり文句のような英語フレーズがあります。

どのWeb会議もだいたい以下の流れで進んでいきます。それぞれの場面とよく使う英語フレーズを紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

1. あいさつとスモールトーク
2. 自己紹介と初参加のあいさつのフレーズ
3. Web会議を開始する
4. 本題に入る
5. 次のアジェンダに進む
6. 資料の画面共有をする
7. 接続トラブルの発生に対処する
8. 質問や意見を求める時のフレーズ
9. 会議を終了するときのフレーズ

とくに会議の主催者、司会である場合はスムーズな議事進行をする必要があるので、ポイントをしっかりと押さえておくことをオススメします。

1.あいさつとスモールトーク

英語でのWeb会議は、まずはあいさつから始まり、そのあとスモールトークが行われます。

相手にあいさつをするときには、以下のような英語のフレーズがあります。

Nice to meet you.
はじめまして、よろしくお願いいたします。

Hi, ○○. Good to see you
こんにちは、○○さん。お会いできて嬉しいです。

あいさつが終わるとスモールトークが始まります。

「スモールトーク（small talk）とは、ちょっとした世間話や雑談のことで、緊張した雰囲気を和らげる効果があります。

スモールトークの話題を始めるときに使える英語フレーズは、以下になります。

How are you doing?
調子はどうですか？

How was your weekend?
週末はどうでしたか？

How is the weather there?
そちらの天気はどうですか？

仕事の調子や天気の話し、それと季節の話が多く行われます。特に季節の話は、国ごとの特色があるので話が広がりやすいです。

たとえば、北欧やカナダの取引先とWeb会議をすると、冬であれば雪の話や気温がマイナスになっている話になりますし、春であれば、日本は桜の時期でキレイだとか、そういう話ができます。

Web会議をする相手の国の季節やイベントを調べておくと、スモールトークで困らずにすみます。

自己紹介と初参加のあいさつのフレーズ

Web会議の相手が普段からやり取りしていたり、会ったことがある人の場合には不要ですが、初対面の場合には、会社名、部署、名前など簡単に自己紹介した方が良いです。

自己紹介、会社名、自分のいる部署を伝えたりするために使われる英語のフレーズには、以下のようなものがあります。

My name is ○○. I’m from △△, and I work in the Sales department.
私の名前は○○です。△△会社で営業部で働いています。

Hi, everyone. I’m ○○. I work at △△, specifically in the Sales department.
みなさん、こんにちは。私は○○です。△△で働いていて、具体的には営業部に所属しています。

I’d like to introduce ○○, who will be joining our meetings from now on.
これからは私たちのミーティングに参加することになる○○さんをご紹介します。

Let me introduce ○○, who is new to our group. ○○, could you take a moment to introduce yourself?”
私たちのグループに新しく加わった、○○さんをご紹介します。○○さん、自己紹介をお願いできますか？

Web会議に誰が出席しているのかがお互いわかると、それだけでもスムーズに会議を進めることできます。

Web会議を開始する

あいさつをしスモールトークもひとしきり終わったところを見計らって、Web会議をはじめることを参加者に伝えます。

Web会議を開始するときに頻出する英語のフレーズには、以下が挙げられます。

Is everyone here?
みなさんそろっていますか？

Hello, everyone. Thank you for joining today’s meeting. Let’s begin.
みなさん、こんにちは。本日のミーティングにご参加いただき、ありがとうございます。では、始めましょう。

Hi, everyone. Let’s start our meeting. I hope you’re all ready.
みなさん、こんにちは。さあミーティングを始めましょう。準備はできていますね？

Greetings, everyone. We have a lot to cover today, so let’s jump right in.
皆さん、こんにちは。本日は多くの話題がありますので、すぐに始めましょう。

このひとことがあると「会議が始まる」ということがわかりやすく、会議の流れもよりスムーズになります。

本題に入る

会議がはじまることを伝えたら、次に会議の目的やアジェンダ、会議の時間を伝えるようにします。

会議のはじめに何について話し合うのかを参加者で共有しておけば、相手もこれから議題になる内容をイメージすることができます。

本題に入るときは、以下のような英語のフレーズがよく使われます。

Let’s move on to the main topic.
本題に移りましょう。

Shall we start discussing the main agenda?
メインの議題について話し始めましょう。

Now, let’s focus our attention on the main issue.
さて、メインの問題を中心に話していきましょう。

Now, let’s get down to business.
さて、本題に入りましょう。

次のアジェンダに進む

Web会議では、いくつかのアジェンダについて話し合うことが多いです。

不慣れな英語でのオンライン会議だからこそ、一つ一つのアジェンダをきちんと完了させながら進めることが大切です。

今、話し合っているアジェンダに何も問題がないことを確認してから次のアジェンダに移ることを参加者に伝えます。

その場合、以下のフレーズを使います。

Let’s proceed to the next agenda item.
次のアジェンダに進んでいきましょう。

Now, let’s move on to the next item on the agenda.
さて、アジェンダの次の項目に進みましょう。

Now, let’s move on to the next item on the agenda. Does anyone have anything else they’d like to add before we do?
さて、アジェンダの次の項目に進みましょう。他に何かお話しすることがある方はいますか？

資料の画面共有をする

オンライン会議の良いところは画面共有ができるところです。

そのことによって、会議の資料を参加者全員で共有することができるようになりました。

資料を共有するときは、以下のような英語のフレーズを使うことが多いです。

Let me share my screen.
画面を共有させてください。

Let’s take a look at the presentation together.
プレゼンテーションを一緒に見てみましょう。

Can everyone see my screen?
みなさん、私の画面が見えていますか？

Are you able to see the materials?
資料が見えていますか？

画面がきちんと共有できているかを確認することを忘れないようにしましょう。

接続トラブルの発生に対処する

Web会議ではトラブルはつきものです。以下のトラブルがWeb会議ではよく発生します。

• 音声が聞こえない、途切れる
• 画面がフリーズした
• 雑音、ハウリングがする

Web会議中でトラブルが起きたときに使える英語フレーズを準備しておきしょう。

Sorry, I couldn’t hear that clearly. Could you please repeat it?
すみません、よく聞こえませんでした。もう一度言ってくれますか？

Your screen is frozen now.
今、あなたの画面は止まっています。

Apologies for the interruption. We seem to be having issues with the video. Let’s try to fix it quickly.
中断して申し訳ありません。映像に問題があるようです。すぐに直るかやってみましょう。

I’m sorry, it seems my internet connection is unstable. Let me try reconnecting.
申し訳ありませんが、私のインターネット接続が不安定なようです。もう一回接続してみます。

Sorry, I can’t hear you well. It seems like there’s an issue with the audio.
すみません。音声がよく聞こえません。音の調子がよくないようです。

ただでさえトラブルになると慌ててしまいまうものです。いくつかフレーズを準備しておけば安心です。

質問や意見を求める時のフレーズ

アジェンダの最後に質問をしたり意見を求める、といった場面があります。どのように切りだしていくで迷ってしまうのはよくあることです。

そのようなときのためのフレーズも準備しておきましょう。

直接的な質問の切りだし方
I have a question about～

丁寧な切りだし方
Could I ask for more information about～

Are there any questions or concerns up to this point?
ここまで質問や気になるところはありますか？

Is there anything else you’d like to discuss or any other points of concern?
他になにか気になる点はございませんか？

Now that we’ve covered all the topics on the agenda, I’d like to open the floor for any final questions or thoughts.
議題をすべて取り上げたので、最後の質問や意見があれば誰でも自由に述べてください。

Before we wrap up, does anyone have any questions or comments they’d like to add?
まとめていく前に、質問やコメントがあればどなたでもおっしゃってください。

会議を終了するときのフレーズ

会議を終了するときは話し合った内容をまとめ、その会議で決まったこと、期限や担当、次回の会議日程を確認して終わります。

Thank you very much for your time.
本日はお時間をいただきありがとうございました。

Thank you for your valuable input. Let’s finish the meeting.
貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。ミーティングを終了しましょう。

We’ve covered all the items on the agenda for today, so that concludes our meeting. Thank you, everyone.
アジェンダにあるすべての項目について話すことができました。ということで今日はこれで終了となります。

The next meeting will be in three weeks from today. Thank you for attending today’s session.
次回の会議は、本日より3週間後になります。本日は出席いただきありがとうございます。

最後に感謝の気持ちを改めて伝えて終わりましょう。

英語のWeb会議をうまく進行する3つのコツ

英語でのWeb会議をスムーズに進めるために3つのコツがあります。

• 聞き取れたなったときは恥ずかしがらずに伝える
• 画面越しでもジェスチャーを混ぜる
• リアルタイム翻訳ツールを活用してみる

それぞれ解説していきます。

聞き取れたなったときは恥ずかしがらずに伝える

聞き取れなかったときはすぐに「聞き取れなかった」と恥ずかしがらずに伝えるようにしましょう。

恥ずかしがったり「相手に迷惑かな」と、そのままわかったふりをしていると話がどんどんとわからないまま進んでしまいます。

最後になって「実はあまりわからなかった」となると、かえって迷惑をかけることになってしまいます。

画面越しでもジェスチャーを混ぜる

お互いが顔を画面に出している場合であれば、たとえWeb会議であってもジェスチャーなどもまじえて話すといいたいことが相手に伝わりやすくなります。

表情なども豊かにして活用するようにしてみましょう。

リアルタイム翻訳ツールを活用してみる

リアルタイム翻訳ツールを活用してみることもWeb会議をうまく進めるためのコツです。

翻訳はリアルタイムで行われるので、相手の話していることを理解するためのサポートになります。

まだまだ翻訳の精度には改良の余地がありますが、まったく聞き取れない単語を理解することができたりするのでサポートとして活用してみるのも一手です。

Web会議を英語でスムーズに行うための学習方法

Web会議を英語でスムーズに進めるためには、フレーズを覚えることも1つの学習方法ですが、その他にも動画やオンライン英会話をつかった学習方法もあります。

• 動画
• オンライン英会話

動画

ここではとくにTED動画がオススメします。TED動画では数多くのプレゼンを視聴することができますが、スピーチの構成がしっかりとしているのが特徴です。

構成をスムーズに進めるためのフレーズ、あるいは展開が変わるときに使用されるフレーズがWeb会議でも使えるので参考になります。

>>英語学習にはTEDがおすすめ！勉強方法から字幕の表示方法まで解説します

オンライン英会話

英語のフレーズを覚えたり、動画を視聴するインプットばかりの勉強だけでなく、オンライン英会話のようなアウトプットも大切です。

アウトプット学習の代表格がオンライン英会話

僕はいくつかのオンライン英会話を使用してきた経験がありますが、Web会議のためのアウトプットという意味ではビジネス英語に特化しているBizmates英会話をオススメします。

英語のフレーズは、一度でも発話をしたことがあるかないかでは大きく気持ちが変わります。

色々と勉強方法はあるので、ひとつの選択肢としてオンライン英会話を考えるのも良いと思います。

最初からハードルをあげずに、まずは無料レッスンなど試しに受けてみるのもいいかもしれません。

>>Bizmates(ビズメイツ)の評判・口コミを実際にビジネスで英語をつかっている僕が分析してみた！

英語のオンライン会議が日常になった

本記事では英語のオンライン会議の流れ、よく使うフレーズ、進め方のコツや、具体的な学習方法を紹介してきました。

思えば、たった数年前までは海外取引先との会議といえば「電話会議」が主流だったのにコロナ禍から、あっという間にオンライン会議が日常となりました。

この世界の流れは変わることはなく、日本企業も今後はどんどんと海外に進出せざるを得ない状況になるので、ますます英語でのオンライン会議が増えていくでしょう。

オンライン会議をどう乗り切るか、という場当たり的な考え方よりは今後、英語をどう身につけていくのかをしっかりと考える方が得策かもしれません。

>>大人が英語を学ぶ必要性とその実態｜メリットや求められる英語レベルの解説